Làm headhunter là làm cái gì?

Quy trình của một headhunter 360 độ (full cycle)

Nhiều bạn bè và các công ty đã hỏi tôi để khoái quát hóa toàn bộ quá trình về vai trò của một nhà tư vấn tuyển dụng 360 độ để họ có cái nhìn tổng quan về các bước cụ thể mà họ có thể làm theo và hoàn thành đúng. Vâng, rõ ràng nhiều người thì thường thấy tuyển dụng là 1 bước nhưng thực ra tôi đã xác định có khoản 30 bước như sau!

TÌM KIẾM KHÁCH HÀNG (BUSINESS DEVELOPMENT)

1. Xác định các khách hàng mục tiêu / tiềm năng
2. Nghiên cứu chi tiết về các khách hàng tiềm năng đó (online hoặc qua nguồn thông tin thị trường..)
3. Tìm phương pháp tiếp cận các khách hàng tiềm năng (e.g.có thể gọi trực tiếp hoặc email hoặc nhờ người giới thiệu)
4. Sắp xếp để gặp khách hàng (giai đoạn này thông thường qua điện thoại để giới thiệu qua về dịch 10-20’, sau đó sẽ gửi một số thông tin cơ bản về dịch vụ qua email)
5. Gặp gỡ và làm presentation (trung bình khoảng 30-60’ giới thiệu chi tiết về dịch vụ, công ty và cũng như trả lời các thắc mắc của khách hàng)
6. Đàm phán về phí dịch vụ và các điều khoản hợp đồng. Thuyết phục khách hàng để ký hợp đồng với bạn ở mức phí dịch vụ hợp lý

TÌM KIẾM ỨNG VIÊN (SEARCHING & PLACEMENT)

7. Nhận Job Order = mô tả công việc các vị trí khách hàng cần tuyển dụng, tất nhiên là sau khi 2 bên đã ký hợp đồng
8. Nghiên cứu mô tả công việc và trao đổi về các yêu cầu của khách hàng
9. Lên phương án làm nguồn để tiếp cận các ứng viên phù hợp với yêu cầu đề ra
10. Quảng cáo các vị trí đó (nếu cần thiết và được khách hàng cho phép) trên một số kênh online
11. Search ứng viên offline qua nguồn networking, giới thiệu hoặc headhunt trực tiếp từ các công ty đối thủ hoặc theo yêu cầu của khách hàng
12. Nhận hồ sơ
13. Lọc –screen hồ sơ (long-list)
14. Gặp gỡ / phỏng vấn ứng viên & đánh giá sự phù hợp của ứng viên
15. Làm báo cáo cho ứng viên phù hợp theo format và yêu cầu của khách hàng
16. Giới thiệu ứng viên qua khách hàng (short-list)
17. Follow với khách hàng về các nhận xét ban đầu
18. Sắp xếp cho các ứng cử viên được lựa chọn để phỏng vấn với khách hàng – vòng 1
19. Follow với khách hàng và ứng viên về kết quả phỏng vấn vòng 1
20. Sắp xếp một cuộc phỏng vấn thứ 2,3,4… (nếu có)
21. Follow với khách hàng và ứng viên cho đến khi khách hàng lựa chọn offer cho 1 ứng viên được giới thiệu
22. Làm reference check-tham chiếu về ứng viên đó
23. Hỗ trợ khách hàng và ứng viên đàm phán để đưa ra offer cụ thể cho ứng viên
24. Hỗ trợ ứng viên để resign công ty hiện tại của họ để bắt đầu đúng thời gian start date đã cam kết với phía khách hàng
25. Ứng viên bắt đầu đi làm ngày đầu tiên (được coi như là 1 case thành công)

THANH TOÁN & DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG (BILLING & CUSTOMER SERVICE)

26. Hóa đơn phí dịch vụ sẽ được gửi cho khách hàng để thanh toán
27. Consultant phải liên lạc thường xuyên với cả khách hàng và ứng viên để nắm được tình hình của cả hai phía.
28. Trong trường hợp ứng viên nghỉ việc trong vòng 1-2 tháng (tùy vào hợp đồng), consultant có trách nhiệm tìm kiếm lại 1 ứng viên khác cho vị trí đó
29. Lấy các feedback về chất lượng ứng viên cũng như dịch vụ từ phía khách hàng để cải thiện tốt hơn trong tương lai
30. (nếu có) tiếp tục liên lạc để có được các Job order tiếp theo
Vâng, ở trên là quá trình 30 bước của một tư vấn tuyển dụng 360 độ. Như các bạn thấy 1 internal recruiter sẽ làm công việc chính từ bước 7 đến bước 25, nhưng 1 headhunt sẽ làm toàn bộ tất cả các bước từ 1 đến 30 thì mới thực sự thành công được một deal. Theo như tôi thấy, nhiều người sẽ không thể thực hiện MỌI bước tốt ngay được cũng bởi vì họ có thể không có đủ các kỹ năng, training, kinh nghiệm, kỹ thuật và chiến lược để có được công việc làm. Đó là lý do tại sao nhiều chuyên gia tư vấn tuyển dụng / công ty săn đầu người gặp khó khăn để CLOSE thành công các job họ đang chạy. Không phải là họ không chăm chỉ; mà thật ra họ chưa có làm tốt từng bước trong 30 bước ở trên thôi.

Vâng nghề headhunter không phải nghề đi sales một sản phẩm, mà thực sự là một deal maker!! Nghĩa là bạn phải làm rất tốt từng bước ở trên thì “may ra” (tôi xin nhấn mạnh từ “may ra”) thì mới có thể chốt được deal thành công. Dù fail ở bước 1 hay bước thứ 30 thì bạn đều phải bắt đầu tìm kiếm ứng viên lại từ đầu.

Một điều tôi muốn đề cập đến là không phải tất cả các chuyên gia tư vấn / ty săn đầu người có thể làm tất cả các bước từ 1 đến 30. Tôi cũng vậy! Vì thực sự chúng ta không thể nào đều là chuyên gia trong tất cả các mảng bán hàng, dịch vụ khách hàng, đăng job online, đi sự kiện networking, làm nguồn ứng viên, chuyên gia đàm phán, quản lý bản than giỏi, nắm bắt toàn bộ thông tin thị trường, đánh giá ứng viên chuẩn……
Thế nhưng tôi có các giải pháp ở đây để khắc phục điểm này như sau:

1. Đặt đúng người vào đúng vị trí và phát huy tối đa tiềm năng của họ. Đây là điểm mạnh của họ cho dù là Tìm kiếm khách hàng mới, dịch vụ khách hàng, follow chặt với ứng viên-khách hàng, hay quản lý thời gian, hay đảm bảo process tốt. Hãy luôn tập trung phát triển những điểm này đầu tiên, đó là việc khiến họ sẽ thấy thích thú nhất để sau đó có thể sẵn sàng chiến đầu với 20 mấy bước còn lại.
2. Đào tạo và hướng dẫn họ trên từng bước còn lại. Việc này còn quan trọng không kém vì nếu như để những điểm yếu của họ gây ảnh hưởng đến quá trình tương tác với ứng viên hay khách hàng, thì họ sẽ luôn luôn rơi vào cảm giác thất bại. Điều này rất thường thấy trong nghề headhunter này. Do đó phải đảm bảo được họ có được training đầy đủ để tốt lên hàng ngày dù chỉ chút ít.
3. Luôn luôn học hỏi và trau dồi bản thân. Đây là điểm tôi rất thường nói với các bạn trong team tôi. Nghề headhunter không có ai giỏi lên trong một thời gian quá ngắn được, mọi sự thành công bây giờ của các headhunter là do họ luôn luôn học hỏi từ những thất bại của họ, học hỏi từ những người xung quanh, từ ứng viên cũng như khách hàng, học hỏi từ các buổi event sự kiện, từ báo chí. Họ đều biết một điểm không bao giờ thay đổi trong ngành này là “mỗi ứng viên, mỗi khách hàng, mỗi job order sẽ chẳng bao giờ giống nhau hay có thể đoán trước được 100% cả”. Do vậy chúng ta phải luôn luôn rèn luyện đầy đủ kỹ năng và chuẩn bị tinh thần để làm cả 30 bước thật tốt nhé.

Chúc các bạn thành công!

(Tác giả: thang.nguyen@fa.net.vn)