Lụt việc, phải làm sao?

Mình có cái thủ-thuật nhỏ, dành cho các bạn/anh/chị làm công việc nhân sự hay hành chính văn phòng mới vào nghề.
(tạm gọi là “chúng ta” ha)

Thường thì chúng-ta dễ bị dính một trong những món sau khi làm nghề này:

• Cảm thấy bị bị trả lương thấp so với năng lực, hoặc khối lượng công việc
• Cảm thấy bị “lụt-việc”, vì có quá nhiều việc không chính thức, không tên, không nằm trong kế hoạch nhưng vẫn phải làm.
• Muốn yêu cầu sếp tăng lương, nhưng không có lý do vững chắc cho việc đó, việc đánh giá giá trị công việc của mình hơi mông lung (trừ những việc như làm tuyển dụng thì có con số rõ ràng)

Đầu tiên là ToDo-List, chắc anh chị nào cũng đã thực hiện rồi. Tức lập ra một danh sách những việc cần làm, nhằm chuẩn bị cho ngày làm việc hôm sau. Xa hơn thì là todolist cho tuần, tháng tới luôn (nếu chi tiết được đến thế này, thì gọi là lập kế hoạch công việc, nghe cho sang)
Về cái todolist thì có nhiều kỹ thuật lắm, nếu anh chị có hứng thú có thể tìm hiểu thêm. Riêng mình thì thích đơn giản, vì mình không suy nghĩ phức tạp được, nên chỉ liệt kê tasks ra thôi.
Cái todolist sẽ giúp chúng ta tập trung vào những việc chính quan trọng, dễ sắp thứ tự ưu tiên nếu có task nằm ngoài kế hoạch: làm liền hoặc để làm sau.

Mình làm tốt cái todolist này, sẽ hạn chế được tình trạng lụt việc. Và những task nào recurring/reoccurring thì mình có thể bỏ lên calendar dễ dàng.

Những task nào không tên, xảy ra bất ngờ, etc thì mình tìm cố gắng phân loại vào những category (loại công việc) phù hợp (do mình tự đặt ra). Mình cũng có thể ức tính thời gian làm rồi bỏ lên calendar luôn. Cái này thì không cần (và không thể) chính xác, nó mang tính nhắc nhở cho nhớ nhiều hơn.

Kế đến, rất có ích, nhưng nhiều anh chị hay bỏ qua, hoặc chỉ làm để ứng phó khi phải report cho sếp, đó là ghi chú lại công việc đã làm trong ngày: đã làm gì – trong bao lâu.

Nếu chúng ta làm tốt cái todolist/calendar bên trên, thì việc ghi chú lại rất dễ dàng. Làm xong gì, mình note lại trên giấy hoặc trên máy tính. Quan điểm của mình là: thông tin mới quan trọng, trình bày ít quan trọng hơn. Nên chỉ cần ghi chú để nắm thông tin, sao cho tiện lợi và tốn ít thời gian cho những việc như thế này là ok rồi.

Thực hiện việc này liên tục, sau 2-3 tháng. Sau đó, hãy tổng hợp lại và bỏ lên calendar, chúng ta sẽ thấy được phép màu: một bảng dữ liêu gần như hoàn chỉnh về công việc của mình, tốt và cụ thể hơn bất kỳ job description nào.

Trong hầu hết các trường hợp, các anh chị sẽ thấy rằng, sau khi bỏ hết công việc mình làm hàng ngày lên calendar, có thời gian/kế hoạch cụ thể, thì chẳng hiểu sao cái calendar còn trống nhiều quá, 8 giờ vàng ngọc mỗi ngày khong thể nào dùng hết, trong khi mình thì lại bù đầu.

Vậy, mất thời gian là do đâu?

Phép màu là ở đây. Khuyen Le Minh ở JobSeekers.vn đã xác nhận. He he!

Thông qua cá todolist và cái calendar ghi lại công việc, chúng ta sẽ xác định được những việc nào thật sự có giá trị, những job nào là kẻ cắp thời gian, những task có bỏ luôn cũng không sao, những task nào cần làm mà trước giờ mình chưa làm (do lúc này mình sẽ có được cái nhìn tổng quát hơn về công việc), etc
Và gía trị công thêm là, khi lấp đầy cái calendar, chỉ cần quăng cho lão sếp xem, và:
– tăng lương đi sếp, lương em thấp
– tuyển thêm người đi sếp, việc em nhiều
– em sắp xếp sẵn rồi, chỉ cần bàn giao theo cái list này, tháng sau em nghỉ (nghỉ luôn, hoặc nghỉ phép dài ngày)
– cần viết job description, dựa theo cái sườn này
– … và nhiều lợi ích khác nữa.

Link bài viết gốc: https://jobseekers.vn/lut-viec-phai-lam-sao/

Chúc các anh chị làm việc hiệu quả!